Отпускные — это средняя дневная заработная плата, умноженная на количество календарных дней отпуска. Расчетный период — последние 12 календарных месяцев перед месяцем начала отдыха. Из-за действия военного положения праздничные дни из расчета не исключают, поэтому делят на 365 дней. В состав выплат входят оклад, премии (с пересчетом), больничные и другие регулярные начисления, но не разовые пособия.
Минимальная заработная плата в 2026 году составляет 8647 грн. Если у работника нет полного расчетного периода или заработка, берут оклад (но не меньше минималки). С начисленной суммы удерживают 18 % НДФЛ и 5 % военного сбора. Выплатить деньги нужно не позднее чем за день до начала отпуска.
В нашей практике чаще всего ошибки возникают именно с премиями и периодами без сохранения заработка. Правильный подход позволяет избежать пересчетов и претензий как со стороны работника, так и проверяющих органов.
Базовая формула и расчетный период
Основой любого начисления отпускных остается Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабинета Министров от 8 февраля 1995 года № 100. Сумма отпускных равна среднедневной зарплате, умноженной на количество календарных дней отпуска. Среднедневную получают путем деления суммарного заработка за расчетный период на количество календарных дней этого периода.
Расчетный период для большинства работников — последние 12 полных календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Если человек работает меньше года, берут фактически отработанные полные месяцы. Когда стаж меньше месяца, считают со дня приема на работу. В 2026 году, который не является високосным, полный годовой период почти всегда содержит 365 дней.
Из-за военного положения, которое длится как минимум до 31 октября 2026 года, нормы статьи 73 Кодекса законов о труде относительно праздничных и нерабочих дней не применяют. Поэтому из расчетного периода праздничные дни не вычитают. Это существенно упрощает подсчеты по сравнению с мирным временем, когда вычитали 11 таких дней и делили на 354.
Рассмотрим конкретный пример. Работник идет в отпуск с 15 августа 2026 года на 14 календарных дней. Расчетный период — август 2025 — июль 2026. Суммарный заработок за это время составил 216 000 грн. Количество дней — 365. Среднедневная зарплата = 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Отпускные = 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. Именно эту сумму начисляют до удержания налогов.
Другой случай — работник принят 10 марта 2026 года и берет отпуск в августе. Расчетный период охватывает только полные месяцы с апреля по июль. Если за эти четыре месяца начислено 72 000 грн и нет исключений, среднедневную считают исходя из фактического количества календарных дней этих месяцев. Такой подход защищает и работника, и работодателя от необоснованных начислений.
Типичная ошибка — включать в расчетный период месяц, в котором отпуск уже начался. Этого делать нельзя. Также иногда бухгалтеры забывают исключать периоды отпуска без сохранения заработной платы или приостановления трудового договора. Эти дни из расчета обязательно убирают, потому что за них заработок не сохранялся.
Минимальная зарплата — 8647 грн.
Ставка НДФЛ — 18 %.
Военный сбор — 5 %.
Полный расчетный период — 365 календарных дней (без вычета праздников из-за военного положения).
Какие выплаты включают и какие исключают
В расчет средней зарплаты попадают все суммы, начисленные работнику в пределах фонда оплаты труда за расчетный период. Это должностной оклад, доплаты, надбавки, премии (месячные, квартальные, годовые), оплата за совмещение, выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги, больничные, выплаты за время командировки и предыдущие отпускные. Все это берется в полной сумме без уменьшения на налоги.
Премии требуют особого внимания. Месячную премию включают в том месяце, в котором ее начислили. Если период начисления и период, за который она выплачивается, не совпадают, проводят пересчет: сумму премии делят на количество отработанных дней в периоде, за который она начислена, и умножают на отработанные дни месяца начисления. Квартальные и годовые премии распределяют пропорционально вперед, начиная с месяца начисления.
Исключают разовые выплаты: материальную помощь (кроме помощи на оздоровление для педагогов и медиков, которая имеет систематический характер), компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, суточные, компенсацию стоимости проезда и проживания в командировке, выплаты за выполнение отдельных поручений, которые не входят в обязанности работника. Также не учитывают периоды, когда работник не работал и заработок не сохранялся — отпуск без сохранения зарплаты, уход за ребенком до трех лет, приостановление трудового договора.
Практический кейс. Работница получила квартальную премию 12 000 грн в апреле 2026 года за первый квартал, в котором отработала 58 рабочих дней при норме 62. Среднедневная премия = 12 000 ÷ 58 ≈ 206,90 грн. Далее эту сумму умножают на отработанные дни апреля, мая и июня и добавляют к заработку соответствующих месяцев. Если в расчетном периоде был месяц с больничным, премию пропорционально уменьшают.
Еще один пример. В расчетном периоде работник находился в отпуске без сохранения зарплаты 15 дней. Эти 15 дней исключают из знаменателя. Если общий период 365 дней, то делить будут уже на 350. Такая коррекция повышает среднедневную и, соответственно, сумму отпускных. Игнорирование этого момента приводит к занижению выплат и жалобам работников.
Особенности расчета во время военного положения
Военное положение существенно упрощает часть процедур, но одновременно создает новые риски. Поскольку статья 73 КЗоТ не действует, праздничные дни не исключают ни из расчетного периода, ни из продолжительности самого отпуска. Отпуск длится ровно столько календарных дней, сколько указано в приказе, без продления на праздники.
Работодатель имеет право ограничить ежегодный основной отпуск 24 календарными днями. Неиспользованные сверх этого лимита дни не сгорают — их переносят на период после отмены военного положения или компенсируют деньгами при увольнении. Для критической инфраструктуры возможна временная отказ в предоставлении отпуска, если отсутствие работника угрожает непрерывности работы.
По моему опыту, в 2026 году многие компании используют возможность ограничения 24 днями, чтобы сохранить кадровый ресурс. Одновременно работники, которые накопили 30–40 дней, часто просят компенсировать часть дней при увольнении. Компенсация считается по тем же правилам, что и обычные отпускные, кроме дней, накопленных до 31 декабря 2023 года — для них действуют отдельные нормы.
Пример. Работник имеет право на 28 дней, но работодатель предоставил только 24. Остальные 4 дня остаются «в запасе». Если человек увольняется в октябре 2026 года, эти 4 дня компенсируют по среднедневной, рассчитанной на момент увольнения. Если расчетный период полностью приходится на военное положение и заработка нет (например, после декрета), среднюю считают из оклада или минимальной зарплаты: 8647 × 12 ÷ 365 ≈ 284,28 грн в день.
Важный нюанс — отражение переходных отпускных в отчетности. Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, сумму разбивают пропорционально календарным дням и показывают в Приложении Д1 отдельными строками с кодом типа начислений «10».
Не выплачивайте отпускные после начала отпуска без письменного согласия работника и соответствующего условия в трудовом или коллективном договоре. Иначе возможен штраф от Гоструда.
Пошаговый алгоритм начисления на примерах
Шаг первый — определить дату начала отпуска и расчетный период. Шаг второй — собрать все выплаты, участвующие в расчете, и исключить «лишние». Шаг третий — посчитать количество календарных дней периода с учетом исключений. Шаг четвертый — разделить сумму выплат на количество дней и получить среднедневную. Шаг пятый — умножить на дни отпуска. Шаг шестой — удержать налоги и выплатить.
Развернутый пример. Менеджер с окладом 25 000 грн идет в отпуск с 1 июля 2026 года на 24 дня. Расчетный период — июль 2025 — июнь 2026. Заработок без премий — 300 000 грн. В марте начислена годовая премия 30 000 грн за 2025 год (отработано 240 рабочих дней). Среднедневная премия = 30 000 ÷ 240 = 125 грн. Ее распределяют на месяцы с марта по июнь пропорционально отработанным дням. После добавления премии общая сумма становится 318 750 грн. Делим на 365: среднедневная ≈ 873,29 грн. Отпускные = 873,29 × 24 ≈ 20 958,96 грн.
После удержания 18 % НДФЛ (3772,61 грн) и 5 % военного сбора (1047,95 грн) на руки работник получит 16 138,40 грн. Именно такую сумму стоит проверить перед выплатой.
Другой кейс — совместитель. Если отпуск предоставляется только по основному месту, среднюю считают только из основного заработка. Если по обоим местам — отдельно для каждого. В нашей практике совместители часто получают меньшие отпускные, потому что заработок по совместительству ниже и нестабильнее.
Для вновь принятых работников, которые не отработали ни одного полного месяца, берут оклад или минимальную зарплату. Формула: оклад × 12 ÷ 365. Это гарантирует, что даже новичок получит справедливую оплату за дни отдыха.
- Проверить расчетный период и дату начала отпуска
- Исключить периоды без сохранения заработка
- Правильно пересчитать все премии
- Убедиться, что праздничные дни не вычтены (военное положение)
- Рассчитать НДФЛ и военный сбор
- Проверить срок выплаты — не позднее чем за день до начала
Налогообложение и выплата
Отпускные облагаются налогом так же, как и обычная зарплата: 18 % налога на доходы физических лиц и 5 % военного сбора. Единый социальный взнос начисляет работодатель по ставке 22 % (или пониженной для лиц с инвалидностью). База начисления ЕСВ — сумма отпускных в пределах максимальной величины.
Выплатить отпускные нужно не позднее чем за один календарный день до начала отпуска. Если коллективным или трудовым договором предусмотрен другой срок, можно отклониться от общего правила. На практике многие компании выплачивают вместе с зарплатой за предыдущий месяц, чтобы избежать двух отдельных платежей.
Переходные отпускные (когда отпуск «пересекает» месяцы) в налоговой отчетности показывают в месяце начисления, но в Приложении Д1 разбивают по месяцам, к которым они относятся. Это важный момент для правильного формирования отчетности и избежания ошибок в едином социальном взносе.
Если работник увольняется и имеет неиспользованные дни, компенсацию считают по тем же правилам. Выплачивают в день увольнения вместе с остальным расчетом. С компенсации также удерживают НДФЛ и военный сбор, начисляют ЕСВ.
Типичная ошибка 2026 года — забывать о военном сборе 5 % и считать только 18 %. Или наоборот — применять ставку 1,5 %, которая действует только для военнослужащих. Для обычных наемных работников ставка остается 5 %.
Миф: Праздничные дни всегда продлевают отпуск.
Реальность: Во время военного положения праздничные дни не исключают и отпуск не продлевают.
Миф: Премии никогда не входят в расчет.
Реальность: Регулярные премии входят, но с обязательным пересчетом.
Сложные случаи: декрет, простой, совместительство
После выхода из отпуска по уходу за ребенком расчетный период часто пустой. Тогда среднюю считают из должностного оклада (или минимальной зарплаты, если оклад ниже). Формула простая: оклад × 12 ÷ 365. Это защищает маму, которая только вернулась на работу, от нулевых отпускных.
Во время простоя, если заработок сохранялся частично, такие суммы включают. Если простой был без сохранения — соответствующие дни исключают. При приостановлении трудового договора из-за боевых действий дни также исключают, а заработок за это время не учитывают.
Для внутренних совместителей, если отпуск предоставляется одновременно по основному месту и совместительству, среднюю считают отдельно по каждому месту работы. Если отпуск только по основному — берут только основной заработок. Внешние совместители получают отпускные только по тому месту, где идут в отпуск.
Кейс из практики. Работник после декрета вышел 1 мая 2026 года и уже 20 мая попросил 14 дней отпуска. Оклад — 18 000 грн. Среднедневная = 18 000 × 12 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Отпускные = 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. Без применения оклада сумма была бы нулевой, что противоречит законодательству.
Еще один сложный момент — излишне использованные дни отпуска при увольнении. Если работник отгулял больше, чем заработал, работодатель имеет право удержать лишнее, но не более 50 % от суммы, причитающейся при увольнении. Удержание проводят по той среднедневной, по которой начисляли отпускные.
По моему опыту, самые чистые расчеты получаются в тех компаниях, где бухгалтер ведет отдельную таблицу премий с датами начисления и отработанными днями. Это экономит часы на пересчетах и сводит ошибки почти к нулю.
Когда выгоднее брать отпуск в 2026 году
Поскольку отпускные зависят от средней за последние 12 месяцев, а зарплата за месяц отпуска пропорциональна отработанным дням, выгоднее идти в отпуск в месяцы с большим количеством рабочих дней. Тогда «потеря» зарплаты менее ощутима, а отпускные остаются на том же уровне.
В 2026 году больше всего рабочих дней в июле и декабре (по 23). Меньше всего — в мае (19). Поэтому многие сознательно планируют отпуск на июль или август, чтобы сохранить большую часть месячного заработка. Одновременно средняя за 12 месяцев уже «зафиксирована» и от месяца начала почти не зависит.
Практический совет. Если в расчетном периоде были высокие премии или повышение оклада, лучше идти в отпуск как можно скорее, пока эти суммы еще «свежие» в средней. Если наоборот — были периоды простоя или низких выплат, стоит подождать несколько месяцев, чтобы «разбавить» среднюю.
Пример. Работник с окладом 20 000 грн. В июле 23 рабочих дня, в мае 19. Если взять 14 дней отпуска в июле, зарплата за отработанные дни составит примерно 20 000 × (9/23) ≈ 7826 грн плюс отпускные. В мае — 20 000 × (5/19) ≈ 5263 грн плюс те же отпускные. Разница ощутима.
В 2026 году из-за военного положения нет «длинных» выходных вокруг праздников, поэтому классическая стратегия «присоединить отпуск к праздникам» почти не работает. Планировать стоит исходя из рабочих дней месяца и динамики собственного заработка.
Правильный расчет отпускных — это не просто математика. Это защита прав работника и спокойствие бухгалтера. Соблюдая Порядок № 100, учитывая особенности военного положения и внимательно работая с премиями, можно избежать большинства ошибок. В 2026 году формула остается той же, но нюансы военного времени делают ее еще более чувствительной к деталям. Именно поэтому стоит проверять каждый шаг и при необходимости обращаться к актуальным разъяснениям на специализированных бухгалтерских ресурсах.
Добавить комментарий