Відпускні — це середня денна заробітна плата, помножена на кількість календарних днів відпустки. Розрахунковий період — останні 12 календарних місяців перед місяцем початку відпочинку. Через дію воєнного стану святкові дні з розрахунку не виключають, тож ділять на 365 днів. До складу виплат входять оклад, премії (з перерахунком), лікарняні та інші регулярні нарахування, але не одноразові допомоги.
Мінімальна заробітна плата у 2026 році становить 8647 грн. Якщо у працівника немає повного розрахункового періоду або заробітку, беруть оклад (але не менше мінімалки). З нарахованої суми утримують 18 % ПДФО та 5 % військового збору. Виплатити гроші потрібно не пізніше ніж за день до початку відпустки.
У нашій практиці найчастіше помилки виникають саме з преміями та періодами без збереження заробітку. Правильний підхід дозволяє уникнути перерахунків і претензій як з боку працівника, так і перевіряючих органів.
Базова формула та розрахунковий період
Основою будь-якого нарахування відпускних залишається Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів від 8 лютого 1995 року № 100. Сума відпускних дорівнює середньоденній зарплаті, помноженій на кількість календарних днів відпустки. Середньоденну отримують шляхом ділення сумарного заробітку за розрахунковий період на кількість календарних днів цього періоду.
Розрахунковий період для більшості працівників — останні 12 повних календарних місяців, що передують місяцю, у якому починається відпустка. Якщо людина працює менше року, беруть фактично відпрацьовані повні місяці. Коли стаж менший за місяць, рахують з дня прийняття на роботу. У 2026 році, який не є високосним, повний річний період майже завжди містить 365 днів.
Через воєнний стан, який триває щонайменше до 31 жовтня 2026 року, норми статті 73 Кодексу законів про працю щодо святкових і неробочих днів не застосовують. Тому з розрахункового періоду святкові дні не віднімають. Це суттєво спрощує підрахунки порівняно з мирним часом, коли віднімали 11 таких днів і ділили на 354.
Розглянемо конкретний приклад. Працівник іде у відпустку з 15 серпня 2026 року на 14 календарних днів. Розрахунковий період — серпень 2025 — липень 2026. Сумарний заробіток за цей час становив 216 000 грн. Кількість днів — 365. Середньоденна зарплата = 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Відпускні = 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. Саме цю суму нараховують до утримання податків.
Інший випадок — працівник прийнятий 10 березня 2026 року і бере відпустку у серпні. Розрахунковий період охоплює лише повні місяці з квітня по липень. Якщо за ці чотири місяці нараховано 72 000 грн і немає виключень, середньоденну рахують виходячи з фактичної кількості календарних днів цих місяців. Такий підхід захищає і працівника, і роботодавця від необґрунтованих нарахувань.
Типова помилка — включати до розрахункового періоду місяць, у якому відпустка вже почалася. Цього робити не можна. Також іноді бухгалтери забувають виключати періоди відпустки без збереження заробітної плати або призупинення трудового договору. Ці дні з розрахунку обов’язково прибирають, бо за них заробіток не зберігався.
Мінімальна зарплата — 8647 грн.
Ставка ПДФО — 18 %.
Військовий збір — 5 %.
Повний розрахунковий період — 365 календарних днів (без вирахування свят через воєнний стан).
Які виплати включають і які виключають
До розрахунку середньої зарплати потрапляють усі суми, нараховані працівникові у межах фонду оплати праці за розрахунковий період. Це посадовий оклад, доплати, надбавки, премії (місячні, квартальні, річні), оплата за суміщення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги, лікарняні, виплати за час відрядження та попередні відпускні. Усе це береться в повній сумі без зменшення на податки.
Премії потребують особливої уваги. Місячну премію включають у тому місяці, у якому її нарахували. Якщо період нарахування і період, за який вона виплачується, не збігаються, проводять перерахунок: суму премії ділять на кількість відпрацьованих днів у періоді, за який вона нарахована, і множать на відпрацьовані дні місяця нарахування. Квартальні та річні премії розподіляють пропорційно вперед, починаючи з місяця нарахування.
Виключають одноразові виплати: матеріальну допомогу (крім допомоги на оздоровлення для педагогів і медиків, яка має систематичний характер), компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу, добові, компенсацію вартості проїзду та проживання у відрядженні, виплати за виконання окремих доручень, які не входять до обов’язків працівника. Також не враховують періоди, коли працівник не працював і заробіток не зберігався — відпустка без збереження зарплати, догляд за дитиною до трьох років, призупинення трудового договору.
Практичний кейс. Працівниця отримала квартальну премію 12 000 грн у квітні 2026 року за перший квартал, у якому відпрацювала 58 робочих днів при нормі 62. Середньоденна премія = 12 000 ÷ 58 ≈ 206,90 грн. Далі цю суму множать на відпрацьовані дні квітня, травня та червня і додають до заробітку відповідних місяців. Якщо у розрахунковому періоді був місяць із лікарняним, премію пропорційно зменшують.
Ще один приклад. У розрахунковому періоді працівник перебував у відпустці без збереження зарплати 15 днів. Ці 15 днів виключають із знаменника. Якщо загальний період 365 днів, то ділитимуть уже на 350. Така корекція підвищує середньоденну і, відповідно, суму відпускних. Ігнорування цього моменту призводить до заниження виплат і скарг працівників.
Особливості розрахунку під час воєнного стану
Воєнний стан суттєво спростив частину процедур, але водночас створив нові ризики. Оскільки стаття 73 КЗпП не діє, святкові дні не виключають ні з розрахункового періоду, ні з тривалості самої відпустки. Відпустка триває рівно стільки календарних днів, скільки зазначено в наказі, без подовження на свята.
Роботодавець має право обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями. Невикористані понад цей ліміт дні не згорають — їх переносять на період після скасування воєнного стану або компенсують грошима при звільненні. Для критичної інфраструктури можлива тимчасова відмова у наданні відпустки, якщо відсутність працівника загрожує безперервності роботи.
За моїм досвідом, у 2026 році багато компаній використовують можливість обмеження 24 днями, щоб зберегти кадровий ресурс. Водночас працівники, які накопичили 30–40 днів, часто просять компенсувати частину днів при звільненні. Компенсація рахується за тими самими правилами, що й звичайні відпускні, крім днів, накопичених до 31 грудня 2023 року — для них діють окремі норми.
Приклад. Працівник має право на 28 днів, але роботодавець надав лише 24. Решта 4 дні залишаються «у запасі». Якщо людина звільняється у жовтні 2026 року, ці 4 дні компенсують за середньоденною, розрахованою на момент звільнення. Якщо розрахунковий період повністю припадає на воєнний стан і заробітку немає (наприклад, після декрету), середню рахують з окладу або мінімальної зарплати: 8647 × 12 ÷ 365 ≈ 284,28 грн на день.
Важливий нюанс — відображення перехідних відпускних у звітності. Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, суму розбивають пропорційно календарним дням і показують у Додатку Д1 окремими рядками з кодом типу нарахувань «10».
Не виплачуйте відпускні після початку відпустки без письмової згоди працівника та відповідної умови в трудовому чи колективному договорі. Інакше можливий штраф від Держпраці.
Покроковий алгоритм нарахування на прикладах
Крок перший — визначити дату початку відпустки і розрахунковий період. Крок другий — зібрати всі виплати, що беруть участь у розрахунку, і виключити «зайві». Крок третій — порахувати кількість календарних днів періоду з урахуванням виключень. Крок четвертий — розділити суму виплат на кількість днів і отримати середньоденну. Крок п’ятий — помножити на дні відпустки. Крок шостий — утримати податки і виплатити.
Розгорнутий приклад. Менеджер із окладом 25 000 грн іде у відпустку з 1 липня 2026 року на 24 дні. Розрахунковий період — липень 2025 — червень 2026. Заробіток без премій — 300 000 грн. У березні нараховано річну премію 30 000 грн за 2025 рік (відпрацьовано 240 робочих днів). Середньоденна премія = 30 000 ÷ 240 = 125 грн. Її розподіляють на місяці з березня по червень пропорційно відпрацьованим дням. Після додавання премії загальна сума стає 318 750 грн. Ділимо на 365: середньоденна ≈ 873,29 грн. Відпускні = 873,29 × 24 ≈ 20 958,96 грн.
Після утримання 18 % ПДФО (3772,61 грн) і 5 % військового збору (1047,95 грн) на руки працівник отримає 16 138,40 грн. Саме таку суму варто перевірити перед виплатою.
Інший кейс — сумісник. Якщо відпустка надається лише за основним місцем, середню рахують тільки з основного заробітку. Якщо за обома місцями — окремо для кожного. У нашій практиці сумісники часто отримують менші відпускні, бо заробіток за сумісництвом нижчий і нестабільніший.
Для новоприйнятих працівників, які не відпрацювали жодного повного місяця, беруть оклад або мінімальну зарплату. Формула: оклад × 12 ÷ 365. Це гарантує, що навіть новачок отримає справедливу оплату за дні відпочинку.
- Перевірити розрахунковий період і дату початку відпустки
- Виключити періоди без збереження заробітку
- Правильно перерахувати всі премії
- Переконатися, що святкові дні не відняті (воєнний стан)
- Розрахувати ПДФО і військовий збір
- Перевірити строк виплати — не пізніше ніж за день до початку
Оподаткування та виплата
Відпускні оподатковуються так само, як і звичайна зарплата: 18 % податку на доходи фізичних осіб і 5 % військового збору. Єдиний соціальний внесок нараховує роботодавець за ставкою 22 % (або зниженою для осіб з інвалідністю). База нарахування ЄСВ — сума відпускних у межах максимальної величини.
Виплатити відпускні потрібно не пізніше ніж за один календарний день до початку відпустки. Якщо колективним чи трудовим договором передбачено інший строк, можна відхилитися від загального правила. На практиці багато компаній виплачують разом із зарплатою за попередній місяць, щоб уникнути двох окремих платежів.
Перехідні відпускні (коли відпустка «перетинає» місяці) у податковій звітності показують у місяці нарахування, але в Додатку Д1 розбивають за місяцями, до яких вони належать. Це важливий момент для правильного формування звітності та уникнення помилок у єдиному соціальному внеску.
Якщо працівник звільняється і має невикористані дні, компенсацію рахують за тими самими правилами. Виплачують у день звільнення разом із рештою розрахунку. З компенсації також утримують ПДФО та військовий збір, нараховують ЄСВ.
Типова помилка 2026 року — забувати про військовий збір 5 % і рахувати лише 18 %. Або навпаки — застосовувати ставку 1,5 %, яка діє лише для військовослужбовців. Для звичайних найманих працівників ставка залишається 5 %.
Міф: Святкові дні завжди подовжують відпустку.
Реальність: Під час воєнного стану святкові дні не виключають і відпустку не подовжують.
Міф: Премії ніколи не входять до розрахунку.
Реальність: Регулярні премії входять, але з обов’язковим перерахунком.
Складні випадки: декрет, простій, сумісництво
Після виходу з відпустки для догляду за дитиною розрахунковий період часто порожній. Тоді середню рахують з посадового окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад нижчий). Формула проста: оклад × 12 ÷ 365. Це захищає маму, яка щойно повернулася на роботу, від нульових відпускних.
Під час простою, якщо заробіток зберігався частково, такі суми включають. Якщо простій був без збереження — відповідні дні виключають. При призупиненні трудового договору через бойові дії дні також виключають, а заробіток за цей час не враховують.
Для внутрішніх сумісників, якщо відпустка надається одночасно за основним місцем і сумісництвом, середню рахують окремо по кожному місцю роботи. Якщо відпустка лише за основним — беруть тільки основний заробіток. Зовнішні сумісники отримують відпускні лише за тим місцем, де йдуть у відпустку.
Кейс із практики. Працівник після декрету вийшов 1 травня 2026 року і вже 20 травня попросив 14 днів відпустки. Оклад — 18 000 грн. Середньоденна = 18 000 × 12 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Відпускні = 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. Без застосування окладу сума була б нульовою, що суперечить законодавству.
Ще один складний момент — надміру використані дні відпустки при звільненні. Якщо працівник відгуляв більше, ніж заробив, роботодавець має право утримати зайве, але не більше 50 % від суми, що належить при звільненні. Утримання проводять за тією середньоденною, за якою нараховували відпускні.
За моїм досвідом, найчистіші розрахунки виходять у тих компаніях, де бухгалтер веде окрему таблицю премій із датами нарахування і відпрацьованими днями. Це економить години на перерахунках і зводить помилки майже до нуля.
Коли вигідніше брати відпустку у 2026 році
Оскільки відпускні залежать від середньої за останні 12 місяців, а зарплата за місяць відпустки пропорційна відпрацьованим дням, вигідніше йти у відпустку в місяці з більшою кількістю робочих днів. Тоді «втрата» зарплати менш відчутна, а відпускні залишаються на тому ж рівні.
У 2026 році найбільше робочих днів у липні та грудні (по 23). Найменше — у травні (19). Тому багато хто свідомо планує відпустку на липень або серпень, щоб зберегти більшу частину місячного заробітку. Водночас середня за 12 місяців уже «зафіксована» і від місяця початку майже не залежить.
Практична порада. Якщо у розрахунковому періоді були високі премії або підвищення окладу, краще йти у відпустку якнайшвидше, поки ці суми ще «свіжі» в середній. Якщо навпаки — були періоди простою або низьких виплат, варто почекати кілька місяців, щоб «розбавити» середню.
Приклад. Працівник з окладом 20 000 грн. У липні 23 робочі дні, у травні 19. Якщо взяти 14 днів відпустки в липні, зарплата за відпрацьовані дні складе приблизно 20 000 × (9/23) ≈ 7826 грн плюс відпускні. У травні — 20 000 × (5/19) ≈ 5263 грн плюс ті самі відпускні. Різниця відчутна.
У 2026 році через воєнний стан немає «довгих» вихідних навколо свят, тому класична стратегія «приєднати відпустку до свят» майже не працює. Планувати варто виходячи з робочих днів місяця і динаміки власного заробітку.
Правильний розрахунок відпускних — це не просто математика. Це захист прав працівника і спокій бухгалтера. Дотримуючись Порядку № 100, ураховуючи особливості воєнного стану та уважно працюючи з преміями, можна уникнути більшості помилок. У 2026 році формула залишається тією самою, але нюанси воєнного часу роблять її ще більш чутливою до деталей. Саме тому варто перевіряти кожен крок і за потреби звертатися до актуальних роз’яснень на спеціалізованих бухгалтерських ресурсах.
Leave a Reply